Możesz wysłać poprawną wiadomość z adresu firma@twojadomena.pl, a mimo to odbiorca znajdzie ją w spamie albo w ogóle jej nie zobaczy. Jednym z powodów może być brak prawidłowej konfiguracji zabezpieczeń domeny pocztowej.
Dlaczego serwer odbiorcy nie ufa każdej wiadomości?
Adres nadawcy można próbować podszyć znacznie łatwiej, niż mogłoby się wydawać. Dlatego współczesne systemy pocztowe nie patrzą wyłącznie na pole „Od”.
Sprawdzają również, czy serwer wysyłający wiadomość ma prawo używać danej domeny i czy treść wiadomości nie została zmieniona po drodze.
SPF — kto może wysyłać pocztę z Twojej domeny?
SPF to wpis w DNS domeny, który informuje, jakie serwery są uprawnione do wysyłania poczty w jej imieniu.
Jeżeli wiadomość przychodzi z serwera spoza tej listy, system odbiorcy może uznać ją za podejrzaną.
DKIM — cyfrowy podpis wiadomości
DKIM pozwala podpisać wiadomość w sposób, który odbiorca może zweryfikować na podstawie klucza opublikowanego w DNS.
Dzięki temu serwer odbiorcy może sprawdzić, czy wiadomość rzeczywiście została wysłana przez uprawniony system i czy jej zawartość nie została zmodyfikowana.
DMARC — co zrobić, gdy coś się nie zgadza?
DMARC łączy informacje z SPF i DKIM oraz pozwala określić politykę postępowania z wiadomościami, które nie przechodzą weryfikacji.
Może również umożliwiać otrzymywanie raportów pokazujących, kto próbuje wysyłać wiadomości w imieniu naszej domeny.
Dlaczego ma to znaczenie dla zwykłej firmy?
Bo firmowa poczta często jest częścią procesów biznesowych.
Przez e-mail wysyłamy:
- oferty,
- potwierdzenia formularzy,
- faktury,
- powiadomienia systemowe,
- linki do resetowania hasła,
- informacje do klientów.
Jeżeli takie wiadomości trafiają do spamu, problem techniczny szybko staje się problemem obsługi klienta.
WordPress też wysyła maile
Formularze kontaktowe, sklepy, systemy rezerwacji i wiele innych funkcji WordPressa korzysta z poczty.
Jeżeli wiadomości są wysyłane w nieprawidłowy sposób albo domena nie jest poprawnie uwierzytelniona, część z nich może nie dotrzeć.
Dlatego przy problemach typu „formularz działa, ale maila nie ma” trzeba sprawdzić nie tylko sam formularz.
Czy wystarczy skonfigurować SPF?
Nie zawsze. Dzisiejsze systemy pocztowe oceniają wiele sygnałów jednocześnie. SPF jest ważny, ale najlepiej traktować SPF, DKIM i DMARC jako elementy jednego systemu.
Uwaga na wiele systemów wysyłających pocztę
Firma może korzystać jednocześnie z hostingu, Google Workspace, Microsoft 365, systemu CRM, newslettera i WordPressa.
Każdy z tych systemów może próbować wysyłać wiadomości z tej samej domeny. Jeżeli konfiguracja DNS nie uwzględnia wszystkich prawidłowych źródeł, część poczty może mieć problemy z autoryzacją.
Czy poprawna konfiguracja gwarantuje dostarczenie?
Nie. Dostarczalność zależy również od reputacji domeny i serwera, treści wiadomości, zachowania użytkowników i wielu innych czynników.
Jednak brak SPF, DKIM czy DMARC może niepotrzebnie osłabić wiarygodność wiadomości.
Bezpieczeństwo poczty to także ochrona marki
Podszywanie się pod firmową domenę może być wykorzystywane w próbach phishingu i oszustw.
Prawidłowa konfiguracja uwierzytelnienia poczty utrudnia takie działania i daje odbiorcom większą pewność, że wiadomość rzeczywiście pochodzi od firmy.
Co warto sprawdzić?
- czy domena posiada prawidłowy rekord SPF,
- czy wysyłane wiadomości są podpisywane DKIM,
- czy działa polityka DMARC,
- czy wszystkie legalne systemy wysyłające pocztę są uwzględnione,
- czy formularze WordPress wysyłają pocztę przez właściwy mechanizm,
- czy wiadomości nie zawierają błędów uwierzytelnienia.
Strona i poczta są częścią jednego środowiska
Z punktu widzenia użytkownika formularz kontaktowy kończy się kliknięciem „Wyślij”. Technicznie za nim mogą znajdować się WordPress, serwer SMTP, DNS domeny i system pocztowy odbiorcy.
Dlatego problemy z pocztą warto analizować razem z konfiguracją strony, a nie jako całkowicie oddzielny temat.
Wysłany e-mail powinien mieć realną szansę dotrzeć do odbiorcy.
Jeżeli formularze działają, ale wiadomości giną, trafiają do spamu albo nie masz pewności, czy domena jest prawidłowo skonfigurowana, warto sprawdzić cały proces wysyłki.